מושג ״מכרז״ מתייחס לתהליך בו ארגון או חברה מבקשים לקבל הצעות שונות לביצוע פרויקט מסוים. מכרז הסעדה בפרט מתייחס לאופן בו יינתן שירות ההסעדה בארגון. כך נוכל לבחור את הספק המתאים ביותר לפי הגורמים שחשובים לנו, למשל – גיוון בתפריטים ובטעמים, איכות האוכל, ניסיון קולינרי, ידע והכשרה, מחיר ותכונות שאנחנו מחפשים. המטרה של מכרז ההסעדה היא לא רק לסייע לארגון להשוות בין הספקים השונים, אלא גם לכתיב אופי השירות, מפרטי הסעדה, תפריטים וסוג לבוש של עובדים בחדר האוכל.

כתיבת מכרז הסעדה תתבצע בידי אנשי מקצוע. לפני שיוצאים לדרך, חשוב להבין שמכרז הוא מסמך בעל תוקף משפטי, טכני וכלכלי. המכרז מורכב מהיבטים שונים, דקויות וכן מואותיות קטנות, ולכן יש להיעזר באנשי מקצוע כדי לכתוב את המכרז המקיף והמדויק ביותר. שירותי כתיבת המכרז אחראיים לכתוב את המכרז על כל היבטיו, ולנהל אותו. בין אם מדובר במכרזים פרטיים או ממשלתיים, המומחים של המרכז צברו ניסיון מעשי ויוכלו לסייע לכל גוף לכתוב את המכרז שיתאים לו באופן מושלם.

אפיון: יחד נאפיין מה הם הדרישות להסעדה בחברה. מה הן הדרישות מבחינת הטעמים, גיוון ומשקלים, סוגי תפריט וארוחות, כח אדם והכשרתו, חדשנות, זמן אספקה ומחיר. זה הזמן להגדיר על אילו דרישות תהיו מוכנים להתפשר, ואילו מהדרישות יהיו בעלות המשקל הרב ביותר בקביעת הזוכה. זה גם הזמן להגדיר אילו ספקים יוכלו להשתתף במכרז. בשלב זה אנחנו מבצעים פעולות הבאות:

• מאפיינים צרכי הארגון והסועדים.
• עורכים בחינת תנאי תברואה הקיימים בארגון
• בונים תקציב בהתאם לדרישות הארגון.

תהליך כתיבת המכרז: בהסתמך על מסמך הדרישות, זה הזמן להרכיב את הנוסח שלו. על המכרז להיכתב בצורה הברורה ביותר, שאינה מתפרשת לשתי פנים.  יש לשים את הדגש על הפרטים הקטנים ולהיכנס לדקויות, על מנת לכסות את כל המידע הדרוש. זה גם הזמן לכלול את כל הפרטים הרלוונטיים: כגון גיוון בתפריטים חומרי הגלם והכמויות. בסופו של דבר, אם הקורא הבין בצורה פשוטה  “מה רוצים ממנו”, הוא יוכל לדעת אם הוא יכול לעמוד בדרישות.

• הצגת הפרויקט לספקים: השלב שבו נכנס את הספקים, ונציג או פשוט נפיץ את המכרז בדרך זו או אחרת.
• שאלות ותשובות: לא פעם עולות לספקים שאלות שונות בנוגע לדרישות. מומחי המרכז לכתיבת המכרזים יסייעו בתיווך, וירכזו את פניות הספקים. מה שיחסוך מכם את האינטראקציה איתם, וישמור על אחידות בהתנהלות מול הספקים השונים.
• מיון ההצעות: זה השלב למיין את כל ההצעות שקיבלתם מנותני השירות השונים, ולסקור אותם בסבלנות. לאחר התייעצות עם הגורמים הרלוונטיים ועם ספקי השירות, הגיע הזמן לקבל החלטה, ולהכריז על הזוכה במכרז.
• כתיבת הסכם עבודה: לאחר שהזוכה במכרז נבחר, נשאר להחתים אותו על הסכם נותן שירות. הסכם זה מעגן בצורה משפטית את כל התנאים שנקבעו במכרז. תהליך חתימת ההסכם מתבצע בעזרת שירותי כתיבת המכרז, שמלווים אותנו עד הרגע האחרון. הסכם העבודה המשפטי יהיה בליווי היועץ המשפטי של הארגון.
  לאחר חתימת ההסכם, אנחנו מלווים את הארגון בכל שלב המכרז בהתנהלות מול הספקים, ומלווים את הספק הנבחר בשלב הקמת מערך ההסעדה.